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Tema do Mês: Apresentações Eficazes

 

Roger Ailes, em seu livro You are the Message (Você é a Mensagem), diz que geramos uma impressão com nosso público em sete segundos. Nós concordamos. Bem ou mal, uma impressão está sendo feita. Nos dias de hoje, de um mundo em alta velocidade, estes sete segundos são vitais para ganhar confiança de nosso público e mostrar uma credibilidade profissional. Também sabemos que quando se passa uma má impressão é mais difícil, se não impossível, corrigir dentro do tempo disponível da apresentação. Com tanto em jogo, é importante que nosso público nos veja como reais, críveis, profissionais e confiáveis. Este entendimento começa imediatamente, na abertura da apresentação.

 


 

Apresentação com Impacto Visual


Você tem a oportunidade de ser um líder, mentor, educador e comunicador melhor e mais refinado quando usa recursos visuais e gráficos. Os seres humanos possuem sistemas de pensamento distintos para o processamento de material visual e verbal. Sua capacidade de aprendizagem aumenta significativamente quando consegue explorar ambos. Ao selecionar e preparar recursos visuais, mantenha as seguintes diretrizes gerais em mente:

 

Clareza
É possível compreender o visual em poucos segundos?

  • Como regra geral, não usar mais de seis linhas com seis palavras ou menos por linha.
  • Se o visual é uma mistura de texto e desenho, lembre-se de manter 60 a 70 por cento de espaço em branco.
  • O tamanho da fonte é extremamente importante. Textos muito pequenos e que não pode ser lidos se tornam um ponto de distração e, possivelmente, frustração aos participantes. O tamanho da fonte mínimo é de 24 pontos, mas de preferência maior.
  • Uma regra de ouro é que, para cada 3 metros de profundidade da sala, deve haver dois centímetros de altura na tela ou flip chart.
  • Use uma combinação de letras maiúsculas e minúsculas. Evite escrever tudo em maiúsculo no corpo do texto. Todas as letras maiúsculas são difíceis de ler. As palavras em letras minúsculas são mais fáceis e rápidas de ler. Noventa e cinco por cento de todo o material de leitura é em letras minúsculas.

Relevância
Será que o visual apoia e reflete o seu ponto?

Lembre-se: assim como recursos visuais podem melhorar uma apresentação, eles também podem competir com a mensagem. Não crie competição com visuais irrelevantes e que distraem. Mesmo se algo é muito divertido ou engraçado, não use, a menos que claramente ajude-o a fazer um ponto importante.

Apelo Visual
O visual é esteticamente agradável?

  • Linhas, bordas, caixas e formas adicionam interesse para um visual e o tornam mais interessante, atraente e desejável.
  • Experimente fontes para encontrar as que melhor correspondem ao estilo da apresentação.
  • Não exagere nas variações de tipo de estilo em uma série de recursos visuais. Muitas variedades de estilos pode ser uma distração, e dar a impressão de confusão e amadorismo.
  • Como as pessoas formam sua opinião nos primeiros segundos, a aceitação dos recursos visuais pode ser reforçada pelo uso ponderado de arte. Certifique-se de que a imagem retratada gera a reação desejada.
  • Os Layouts dos visuais devem ser em forma de paisagem em vez de retrato porque para o olho é mais natural, confortável e agradável olhar de um lado para o outro, em vez de para cima e para baixo. Da mesma forma, alguns apresentadores profissionais sentem que telas de projeção, flip charts, etc, devem estar à direita da plateia, quando estão de frente para o palestrante. Isso permite que as pessoas no público se concentrem primeiro na pessoa que está falando e, em seguida, “lerem da esquerda para a direita" para ver os visuais relacionados.

Qualidade
O visual tem aparência profissional?

Use toda a ajuda profissional e ferramentas disponíveis para garantir o seu visual tenha uma aparência profissional. Peça a opinião de uma pessoa imparcial antes de usá-los. Lembre-se: o seu visual vai refletir a sua imagem, e os erros simples, como palavras com erros ortográficos, podem prejudicar sua imagem profissional.

Memorável
Gráficos bem escolhidos podem ter um impacto significativo sobre o sucesso de um visual, porque nós pensamos em imagens mais do que em palavras. Muitos estudos indicam que o uso de cor aumenta a retenção e impacto.

Visibilidade
Todos conseguem ver?

  • Use recursos visuais grandes o suficiente para o público. Mesmo a pessoa mais distante deve ser capaz de vê-lo.
  • Certifique-se o tamanho da fonte é legível. Como indicado anteriormente, o tamanho da fonte mínimo absoluto é de 24 pontos, mas de preferência maior.
  • Se forem utilizados recursos visuais projetados, colocar a tela em um lugar que todos na sala possam vê-la sem ter que se torcer em uma posição desconfortável. Os cantos de uma sala são geralmente a melhor escolha.
  • Verifique a iluminação. Quando possível, diminua a iluminação da sala para que não brilhe na tela. No entanto, evite deixar a sala tão escura que os participantes não possam ler nem escrever. Uma sala escura pode reduzir a quantidade de participação e o nível de entusiasmo do grupo.

Fundo
O esquema de cores aumenta a visibilidade?

  • Um fundo branco ou claro com texto escuro é melhor quando a sala é brilhante ou as luzes estão acesas e / ou a luz do projetor é de uma intensidade mais baixa.
  • Um fundo de cor média com texto escuro (texto sombra acrescenta contraste) é aceitável para salas luminosas e pequenas audiências porque acrescenta interesse.
  • Um fundo escuro com texto claro é o melhor em salas escuras com grandes audiências. Ele é geralmente limitado a slides em projeção gerada por computador. Ele requer equipamentos de alta qualidade e não é adequado para transparências ou painéis de LCD.

 

 


 

 

Apresentação para Pedir Opinião

Um dos tipos mais comuns e críticos de apresentações comerciais é a apresentação para pedir opiniões, ideias, e/ou sugestões. No lugar de uma palestra para levar informação, esta apresentação visa o envolvimento dos participantes e baseia-se na obtenção de resultados produtivos para seguir adiante com os processos. Por sua natureza, este tipo de apresentação requer flexibilidade por parte do apresentador e uma vontade de permitir que o processo se desenrole sem dominar a discussão. No planejamento de uma apresentação para pedir opinião, considere cuidadosamente quais pessoas que vão participar da reunião. Quem é seu público?

 

Conhecimento sobre o tema
Para obter uma opinião informada, normalmente você convida pessoas que têm um conhecimento vasto do tema. Às vezes, porém, você quer um público que tem pouca ou nenhuma experiência com o tema, como em grupos de foco ou pesquisa de mercado.

Experiência anterior com o tema
Será que o seu público há indivíduos que tiveram experiência com o assunto? Como eles reagiram: positiva ou negativamente? Que exemplos específicos você conhece?

Nível de preparação necessária para a reunião
Se você estiver procurando por uma opinião específica, pode precisar pedir aos participantes que se preparem para a reunião. Considere o que eles podem precisar levar para a apresentação como documentos, pesquisa, ou planejamento e informe-os com antecedência.

Tendência individual sobre o tema
Você está ciente de alguma tendência a favor ou contra o seu tema? Será que esse público inclui indivíduos que torcem para este tema ou que são contrários a algum aspecto dele?

Atitudes de mente aberta e cooperação
Analise os indivíduos que vão participar da apresentação. Eles incluem pessoas que estão abertas para a troca de ideias e opiniões? Há participantes que são relutantes em falar? Será que esse público vai colaborar com sua agenda e propósito?

Grau de detalhes preferido pelos participantes
Por vezes, o público quer apenas o básico sobre o tema em discussão. Em outras ocasiões, precisam de mais detalhes antes de expressarem suas opiniões. Considere preparar níveis de detalhes, do mais geral ao específico, que você pode trazer para a discussão, conforme necessário.

Evidências necessárias para apresentar o tópico
Apresentar evidências básicas no corpo de sua apresentação. Esteja preparado para revelar evidências adicionais em resposta a perguntas e pedidos de esclarecimento.

 

 

 


 

 

Facilitar para Obter Resultados num Grupo

Facilitação, por definição, significa “tornar fácil para os outros”. É ajudar um grupo a "descobrir" e "aplicar" enquanto investe em um melhor desempenho. Um facilitador eficaz ajudará os participantes a aprender uns com os outros através de discussões guiadas e outros métodos. Muitas vezes, durante a abertura, atividades, coaching, questionamentos, e fechamento, o apresentador está realmente facilitando um processo em vez de apresentar informações. Um facilitador eficaz atrai o grupo e lidera as pessoas para um nível superior.

 

Seguem algumas dicas de como você pode ser um grande facilitador.

 

 

Ritmo

  • Mantenha um senso de urgência para si mesmo e para os participantes.
  • Use um cronômetro de contagem regressiva para alguns exercícios e atividades para garantir que o grupo permaneça no tema e na hora certa.
  • Comece e termine no prazo.
  • Perceba os sinais dos participantes para ver se estão entediados. Mude de tática.
  • Coloque as pessoas em pequenos grupos de discussão para conduzir o ritmo e a energia.
  • Peça que as pessoas fiquem em pé.
  • Misture as pessoas em diferentes grupos.
  • Altere a configuração da sala. Mude a frente da sala para a lateral, ou arrume as cadeiras e mesas de forma diferente.
  • Faça algo inesperado, como um quiz ou uma competição por equipes.
  • Faça uma pausa a cada 90 minutos.
  • Nunca mencione um intervalo a menos que esteja na hora.
  • Se os participantes sabem que é hora para o almoço ou encerramento, pare. Nada que você diga ou faça vai manter a atenção de todos.

 

Incentivar a Discussão

  • Antes de começarmos a nossa sessão sobre (...), vamos perguntar aqui na sala e obter algumas palavras que descrevem como você entende o tema.
  • Descreva um momento em que foram incentivados a (...).
  • Descreva um momento em que você estava desanimado a (...).
  • Descreva um momento eficaz (...) que valeu a pena.
  • Descreva a sua pior experiência com (...).
  • Descreva a sua melhor experiência com (...).
  • Qual é a sua definição de (...)?
  • Que lições você aprendeu sobre (...)?
  • Se você tivesse que dar conselhos sobre (...), o que seria?
  • A palavra (...) significa muitas coisas para as pessoas, o que ... significa para você?

 

Resumindo

  • Não diga às pessoas o que você pode perguntar-lhes.
  • Resumidamente rever pontos importantes de aprendizagem.
  • Confirme os benefícios e o valor de estar na sala.
  • Discuta oportunidades de aplicação e faça coaching com as pessoas para identificar futuras situações nas quais eles vão usar o que aprenderam.
  • Peça que os participantes discutam a aprendizagem e aplicações em pequenos grupos e depois compartilhem.
  • Crie um senso de urgência. Faça coaching para que os participantes ajam imediatamente, como por telefone no intervalo, em vez de daqui uma semana ou um mês.
  • Peça que os participantes formem equipes e ensinem os pontos principais para o grupo inteiro.

 

 

 


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