DALE CARNEGIE TRAINING
ENGAGING IDEAS
Um Guia para Líderes Criarem Comprometimento de Funcionários e Clientes

 

Tema do Mês: Melhoria de Processos

 

O ambiente de trabalho está mudando para todos. Você lida com mudanças em seus próprios sistemas e estruturas organizacionais, mudanças na expectativa e exigências dos clientes, e as mudanças de tecnologia, serviços e comunicações. Por todos os lados, em ambiente de trabalho de hoje, você está envolvido na mudança. Existem desafios específicos inerentes à mudança organizacional. Para enfrentar esses desafios, é preciso ser criativo, enérgico e flexível.


"Algumas pessoas mudam quando vêem a luz, os outros quando eles sentem o calor."

— Caroline Schoeder

 


 

Desafios para Engajar pessoas na Mudança


Qualquer mudança significativa gera desafios na organização. Alguns dos desafios são pessoais, alguns envolvem equipes de trabalho, e alguns desafios surgem em toda a organização. Para engajar as pessoas durante uma mudança organizacional, você precisa estar ciente dos desafios e estar preparado para lidar com eles de forma profissional e confidencial.

 

Quebrar a Resistência
Mudança gera tipicamente, pelo menos, alguma resistência. As pessoas muitas vezes sentem que estão perdendo o poder, autonomia, ou recursos devido a um ambiente de trabalho em mudança. Como integrante da equipe envolvida na mudança, o seu papel é desafiar a si mesmo, persuadir os demais para reduzir a resistência, e focar em resultados positivos.

 

Conseguir Adesão
Um dos maiores desafios para engajar as pessoas na mudança é simplesmente fazer que as pessoas levem a sério a mudança. Durante os períodos de mudança, as pessoas muitas vezes tomam uma atitude de "esperar para ver", não abraçam nem resistem à mudança. Seu desafio é inspirar para que todos aceitem a mudança, apóiem, e até mesmo que tornem-se defensores da mudança.

 

Minimizar a Ansiedade
Mudança muitas vezes gera ansiedade. As pessoas estão mais propensos a aceitar a mudança e as equipes funcionam melhor quando a ansiedade é mínima. Seu desafio em minimizar a ansiedade é para entender o plano para a mudança, para expressar seu nível de compromisso com o plano, e reconhecer que o plano e o seu papel nele vai evoluir durante o processo de mudança.

 

Ganhar Cooperação
A mudança organizacional pode acabar com a cooperação. Durante a mudança, as organizações muitas vezes observam a falta de comunicação entre os departamentos, funções e equipes de trabalho quando os grupos começam a funcionar de forma independente cujas responsabilidades se sobrepõem com a deles. Cooperação e comunicação durante este tempo são mínimas. Como participante da mudança organizacional, você é desafiado a quebrar esses muros e construir pontes de cooperação entre as funções organizacionais.

 

Estabelecer Prioridades Corretas
Quando o ambiente de trabalho está mudando, normalmente há confusão sobre prioridades. Se você está recebendo um novo gerente, por exemplo, você pode perguntar o que ele pensa que é a prioridade mais importante ou o que você deve focar para que a mudança seja bem sucedida. A melhor maneira de enfrentar o desafio da mudança organizacional é planejar com cuidado.

 

 


 

 

O Processo de Mudança


Engajar-se em uma mudança no trabalho pode ser uma experiência imprevisível porque os processos e as pessoas evoluem de diversas maneiras ao passar por mudanças. Não há duas pessoas que irão responder exatamente da mesma maneira às mudanças no trabalho. Da mesma forma, as alterações idênticas implementadas em várias áreas de uma organização podem produzir resultados distintos. Este Modelo de Mudança mostra como podemos conduzir o processo mudança mantendo equipe engajada e focando em vários resultados. Este modelo permite-nos ter uma abordagem estruturada para a mudança organizacional e ainda manter a flexibilidade.

 

1. Encontre a motivação para a mudança
O Modelo de Mudança começa no ponto em que a organização encontra uma motivação para a mudança. Às vezes, questões externas conduzem a mudança, como reorganizações, mudanças de gestão, as realocações, ou aquisições / fusões. Outras vezes, as forças internas conduzem a mudança, como a tecnologia atualizada, expansões e crescimento, ou melhoria contínua.

 

2. Analise a situação
À medida que a organização se torna cada vez mais motivada a mudar, a liderança empreende uma análise completa dos riscos e oportunidades associadas com a alteração proposta.

  • Quais são os ganhos potenciais em realizar a mudança?
  • Quais são os custos?
  • Quais são os riscos de fazer a mudança?
  • Quais são os riscos de não fazer a mudança?

3. Planeje a Direção
Uma vez que a liderança determina que as oportunidades superam os riscos de fazer a mudança, um plano é desenvolvido para implementação da mudança. Muitas iniciativas de mudança organizacional falham por causa da falta de cuidado, de planejamento minucioso. Nesta etapa do modelo, o palco está montado para o sucesso ou fracasso final da mudança. Os elementos-chave do plano deve incluir:

  • Planejamento do impacto da mudança sobre os indivíduos que serão mais afetadas.
  • Planejamento do impacto da mudança nos sistemas dentro da organização que serão os mais afetados.
  • Um plano passo-a-passo para a integração da mudança na organização.
  • Um plano de avaliação para medir o sucesso da mudança proposta.

4. Implemente a Mudança
Dependendo do tipo e alcance da mudança, a implementação dentro da organização pode ser gradual ou abrupta. Mudanças como demissões ou aquisições são muitas vezes implementados com pouco aviso prévio, enquanto que as mudanças de pessoal, de reorganização ou de tecnologia pode ser aplicada gradualmente ao longo de um período de tempo. Papel mais crítico da equipe nesta etapa do processo de mudança é o de manter as linhas abertas, honestas de comunicação com o outro.

  • Defina responsabilidades individuais.
  • Anuncie e inicie a mudança.
  • Faça um cronograma.
  • Promova os benefícios previstos da mudança.

5. Reveja a Direção
Uma vez que a mudança foi implementada, monitore os resultados da nova estrutura e sistema. Como parte da equipe envolvida na mudança do ambiente de trabalho, você não pode assumir que a mudança irá evoluir exatamente como a planejado ou que cada indivíduo afetado pela mudança vai reagir como previsto. Seu papel é observar alguns pontos de verificação que irão revelar se a mudança está funcionando como previsto e produzindo os resultados desejados.

  • Estabeleça formas de medir resultados.
  • Comunique quais critérios para bons resultados na mudança.
  • Coordene a coleta e medição dos efeitos da mudança.
  • Informe os principais membros da equipe de forma consistente durante o processo de revisão.

6. Adote a Mudança
Quando você revisar a implementação da mudança e observar que está saindo como o planejado, a mudança é adotada e passa a fazer parte da nova norma organizacional. O processo de revisão ainda não terminou, em vez disso, ele passa para o monitoramento contínuo dos sistemas alterados e as relações dentro da organização.

  • A mudança está trazendo os resultados planejados?
  • Quão bem me adaptei ao novo status quo?
  • Que aspectos da mudança não atendeu às expectativas?
  • Qual é a minha função em fazer esses aspectos melhorarem?

7. Ajuste o Plano de Mudança
Se o processo de revisão conclui que a mudança não está funcionando como planejado, ajustes precisam ser feitos para a implementação da mudança. Supondo que a sua análise e planejamento de mudança foram executados com precisão, você deve ser capaz de ajustar a implementação da mudança organizacional para alcançar os resultados desejados.

  • Determine onde os resultados estão aquém do seu plano.
  • Envolva os indivíduos-chave para determinar ajustes que precisam ser feitos.
  • Mantenha as linhas de comunicação aberta com todos os envolvidos.
  • Ajuste o processo de revisão e implementação da mudança.

 

 

 


 

 

Equipes participativas durante a mudança

Uma maneira que você pode contribuir para a sua equipe durante a mudança é para manter suas atitudes positivas e focadas. Estes princípios vão lhe ajudar a manter a sua atitude focado no sucesso da equipe.

 

Apoiem-se mutuamente
Durante os períodos de mudança, às vezes você se sente como se estivesse em uma corda bamba sem rede. Mesmo que os outros membros da equipe pode estar enfrentando a mesma mudança, você tende a sentir-se isolado e sozinho durante a mudança organizacional. Faça um compromisso de expressar apoio a todos os outros na equipe, e que eles saibam que toda a equipe está neste esforço conjunto. Se você dá apoio incondicional de seus companheiros de equipe, você receberá apoio em troca.

 

Comunique suas expectativas
A melhor maneira de sair do isolamento é comunicar de forma aberta, honesta, e muitas vezes. Quais são as suas expectativas de cada um como uma equipe? Quais são as suas expectativas do esforço da equipe e os resultados que você pode produzir? Comprometer-se a discutir essas expectativas e ouvir um ao outro de forma atenta. Desta forma, todos os membros da equipe podem se unir em um objetivo comum.

 

Divirta-se
Vamos enfrentá-lo. Às vezes você se leva muito a sério. Claro, você está envolvido em algo sério, exigindo esforços da equipe durante os períodos de mudança organizacional, mas o trabalho em equipe em seu mais alto nível é acelerado, envolvente e divertido. Muitos de nós sentimos que os esforços mais emocionantes e gratificantes em nosso trabalho são os esforços da equipe. Vamos fazer um compromisso de fazer o trabalho em equipe durante a mudança agradável e divertido, ao invés de triste e aborrecido.

 

Encontre as eficiências
Uma das vantagens de trabalhar em uma equipe é que você pode aproveitar os pontos fortes individuais dos membros de sua equipe. Você não tem que fazer tudo, ou mesmo saber de tudo quando você está em uma equipe. Concentre-se na utilização de habilidades de membros individuais da equipe, experiência e habilidades para alcançar um elevado nível de eficiência da equipe e realização.

 

Construa um espírito de equipe competitivo
Você pode ter orgulho enorme em ser um membro de uma equipe de alto desempenho. Enquanto definem e atingem metas, por que não competir entre si e impulsionar uns aos outros e à equipe a um nível cada vez mais elevado de desempenho? Quando você toca em seu espírito competitivo, você se une como um time e alcança níveis mais elevados de sucesso.

 

Pense grande
Talvez as mudanças que você está passando como uma equipe vai ser a melhor coisa que já aconteceu com cada um de vocês. Talvez você virá através da mudança tanto sucesso que você vai conseguir o reconhecimento da equipe. Em vez de ver a si mesmos como apenas sobreviver à mudança, pensar grande e imaginar a mudança organizacional como um trampolim para um maior sucesso individual e da equipe.

 

 

 

 


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